一、工作流程

　　（一）报送材料。提前与市外事局出国管理科联系沟通，提交电子文档资料进行预审，预审合格后再提交纸质材料。

　　（二）材料审核。按规定对出访任务、行程、邀请函、经费、备案表等材料进行审核，对欠规范、不完备的申办材料，当面或电话通知补正。

　　（三）呈报审批。审核通过后，按照干部管理规定和外事审批权限分别呈报省市相关部门审批。

　　（四）出具任务批件。获批后，按照团组审批权限由市外事局或省外办出具任务批件。

　　（五）申办护照签证。申办单位凭任务批件为出访人员申办护照签证，按照办理因公护照及签证要求提供材料。

　　（六）领取证照。申办单位接到领取证照的短信或电话通知后，请到市外事局出国管理科发证窗口领取证照。

　　二、因公出国审批申办材料

　　（一）申办函件

　　申办函件的标题应包括：出访团队领队姓名、出访人数、出访目的地、出访事由等，例如：“关于××等×人访问××等×国的请示”。正文应包括：出访的主要任务及目的、团组人员组成、邀请单位情况及其他需要说明的情况，包括但不限于：团组已经公示、无异议；邀请函非通过中介机构或旅行社联系或购买；出国人员备案表已按干部管理权限报组织人事部门备案；出访费用来源；是否属于年度出访计划。文尾列出附件说明清单和联系人电话（固话和手机号码）。申办函件不应由出访人本人签发。

　　（二）出国人员名单

　　须标明姓名、性别、工作单位、职务（如有对外身份应一并表明）、团组拟任职务，加盖单位公章。

　　（三）行程安排

　　根据实际情况以表格形式详细列明。须标明：出访第×天和具体日期（年月日）、出入境国内城市、航班号及抵离时间、公务活动安排的具体内容（不应仅为参观/参访/访问某地某部门等笼统性描述）。厅级团组须细分上、下午日程。加盖单位公章。

　　（四）经费审核意见

　　根据财务管理权限，提供各级财政部门或单位财务部门审核意见。市直党政机关团组应提供《××年单批团组因公出国（境）经费审核表》（加盖市财政局公章），其他单位可参照使用上述表格。

　　（五）邀请函

　　1.邀请函应为往访国官方文字或英文书写并有邀请人亲笔署名，内容应至少包括来访时间、目的、受邀人名单及费用说明。

　　2.外文邀请函和中文翻译件（盖章）各一份。

　　3.可使用邀请函复印件报批，但需有原件以备核查或用于办理签证。

　　（六）出国人员备案表

　　所有项目须按要求填写，主要包括：人员职务，家庭成员情况（6岁以上儿童须填报在读学校），工作单位、职务及居住地，以及是否取得外国国籍、境外长期或永久居留权等情况。此表复印、涂改无效。

　　（七）身份证复印件

　　出访人需提供其有效身份证复印件，无需盖章。出访人非本地身份证的须附在职（任职）证明。

　　（八）报批表及任务批件

　　1.《湛江市因公出访报批表》一式一份，须由申办单位主要领导签名（主要领导为团组出访人的，则由单位分管组织人事的领导签名）；《湛江市因公出国任务批件》一式三份；上述表格均需加盖单位公章。

　　2.所有项目须按要求填写，尤其注意核对：经费来源、出访及途经国家或地区（入境或途经次数均须注明，如仅转机不出机场，停留时间则填0天）。

　　3.报批表及任务批件复印、涂改无效。

　　（九）纪律责任书

　　组团单位须提供出访团组全团人员签名的《广东省因公出国纪律责任书》1份。

　　（十）其他报批材料

　　1.厅级领导、县（市、区）党委主要领导、市直党群系统正职领导及其他市管干部出访须提供相关市领导的批示意见。厅级人员年度出访计划，具体计划到人，如出访目的地、带队领导等有变化，须经市委外事工作委员会负责人同意。

　　2.参加双跨培训团组须提供科技部的批复文件（若非原件，须加盖单位公章）。

　　3.参加赴国外展览团组须提供中国贸促会的批复文件（若非原件，须加盖单位公章）。

　　4.赴国外进行文艺演出等文化类团组须提供省文化和旅游厅的批复文件（若非原件，须加盖单位公章）。

　　5.随中央有关部门或其他省（区、市）组团出访需提供具有外事审批权单位出具的《出国任务通知书》原件1份、《出国任务批件》复印件1份。

　　6.随本省有关部门组团出访需提供省外办《预审组团任务意见函》以及省组团单位的出访通知函件各1份。

　　三、出访报告及评估

　　（一）出访团组在回国后15天内将《广东省因公出国情况确认书》、出访行程日志，报送至市外事局，并提供电子文档。

　　（二）出访团组在回国后30天内需将《出访情况报告》（非涉密）、《因公临时出国绩效评估表》和《广东省公务人员因公出国执行中央八项规定及其实施细则精神报告表》报送至市外事局，并提供电子文档。

　　（三）组团单位要认真跟踪出访成果，明确分工，建立责任清单，推动出访后续事项的落实并及时做好登记备案，于年底前向市外事局报送当年《落实因公出国团组任务情况汇总表》。

　　四、事前事后公示

　　出访任务非涉密的，组团单位应在单位内部进行公示。行前公示内容应包括团组人员、单位、职务、出访国家、出访任务、日程安排、往返航线、邀请单位情况、经费来源和预算等信息。出访任务结束后一个月内应在单位内部公示任务执行情况、经费使用情况、出访报告和执行八项规定报告表、因公出国情况确认书等。

　　五、任务调整的报备与报批

　　（一）团组获批后，如出现以下情形需尽快重新报批：

　　1. 增加或变更出访国家

　　2. 延长在外停留天数

　　3. 增加或变更出访人员

　　4. 变更主要出访任务

　　重新报批需提交更新后的请示函、名单、邀请函、日程、经费审核、任务批件和原任务批件等。

　　（二）团组获批后，如出现以下情况需尽快向市外事局报备：

　　1. 出访日期变更（变化在批件日期3个月以内）

　　2. 减少出访人数或出访国家

　　3. 缩短出访总天数/调整各国停留天数（总天数不变）

　　4. 取消出访（撤销团组）

　　5. 变更过境国家、抵离城市、邀请单位

　　6. 公务活动调整

　　报备需提交更新后的情况说明函、日程、经费审核（涉及经费变动时）及原任务批件。

　　（三）团组出发后在境外如遇突发状况（包括但不限于自然灾害、人身危害、航班临时取消等），应及时向组团单位报告并在必要时寻求海外领事保护。组团单位接团组有关报告后应及时指导处置，并将处置情况报告市外事局。

　　六、因公电子护照申办材料

　　（一）因公出国任务批件原件一份，双跨团组按需提供科技部或国家贸促会等部门的同意批复。

　　（二）出访人持有效身份证原件到市外事局出国管理科进行指纹和签名信息采集。

　　（三）出访人有效身份证复印件一份（注明出生地）、《中华人民共和国因公出入境证件数字照片回执》一份及大一寸白底因公电子护照相片一张。

　　七、因公出国签证申办材料

　　（一）符合出访国使领馆要求的邀请函原件或传真件、复印件及其中文翻译件；

　　（二）出访行程安排（必要时需增加提供英文版）；

　　（三）出访人签证申请个人信息表；

　　（四）根据省外办公布的各国签证要求及最新签证信息，按需提供英文单位派出证明、机票订单、英文版境外旅游医疗保险等签证办理所需材料。

　　八、因公护照的收缴与管理

　　（一）因公出国人员必须在回国后7天内将护照交市外事局统一保管。

　　（二）因故未出访者，自出国任务取消之日起，7天内将护照交回市外事局。

　　（三）双跨团组人员护照由护照申办单位负责在团组回国后7天内收缴护照并交市外事局保管。

　　（四）因辞职、离退休等原因离开原单位的，由原单位发函至市外事局申请注销其因公护照。

　　（五）遗失护照的处理办法：

　　1.在国内遗失护照，应立即将本人检查报告呈报所在单位，经所在单位审核并加具意见后报市外事局审核处理。

　　2.在国外遗失护照，应立即将详情书面呈报中国驻当地使、领馆和外交部授权的其他机构。由驻外使、领馆和有关机构审核并送国内发照机关核实后，按规定补发新护照或中国人旅行证件。

　　咨询联系方式：

　　市外事局出国管理科 0759-3181562

　　湛江市因公出访电子办证中心 0759-3181560