湛江市档案局文件

湛档发〔2010〕7号  签发人：王小冰

关于印发《湛江市电子公文归档管理

实施办法(暂行)》的通知

各县（市、区）档案局，市直各单位：

为了落实市政府近期下发的《湛江市电子公文管理暂行规定》要求，加强对本市电子公文的归档与管理，保障电子公文的完整、安全和有效利用，根据国家档案局6号令《电子公文归档管理暂行办法》和国家标准《电子文件归档与管理规范》，我局研究制订了《湛江市电子公文归档管理实施办法(暂行)》。现印发给你们，望认真实施。

附：《湛江市电子公文归档管理实施办法(暂行)》

                                                                                   二〇一〇年五月十四日

附件：

湛江市电子公文归档管理实施办法(暂行)

第一条  为了保障电子公文的科学保管和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》、《湛江市电子公文管理暂行规定》，结合本市实际，制定本办法。

第二条  电子公文是指以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的具有规范格式的公文。本办法所称的电子公文，主要是指本市各类电子政务系统中形成或处理的，具有公文规范格式的电子文件。

电子公文归档，是指各单位公文管理部门将按规范程序形成的电子公文，按一定要求向本机关档案部门移交的过程。

归档电子公文，是指具有查考和利用价值，并按一定要求归档后作为档案保存的电子公文。

第三条  本办法适用于本市各级党政机关，人大政协机关、人民团体、事业单位以及其他开展电子公文管理工作部门。

第四条  电子公文归档管理的原则是：遵循电子公文形成特点和规律，维护电子公文的真实性、完整性、有效性和安全性，便于电子公文的科学保管和长期有效利用。

第五条  本市各机关应当将电子公文归档管理纳入本地区、本系统、本机关电子政务建设、公文管理和机关有关部门的职责范围，明确分管领导，加强监督检查，切实落实机构、人员、资金等保障措施。

第六条  市和各区档案行政管理部门应明确电子公文归档管理职责，对同级机关电子公文归档管理工作实行监督、指导。

电子公文形成单位应指定专人负责电子公文的归档工作，将电子公文的形成、积累、收集、整理、鉴定、归档、保管和利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位职责；各机关档案部门应参与和指导电子公文的形成、办理、收集和归档等各工作环节。

电子公文的真实性、完整性、有效性和安全性，归档前由形成部门负责，归档后由档案部门负责。

第七条  电子公文的归档范围及保管期限，由档案部门会同文书部门、信息技术部门，根据本机关电子政务的应用情况，参照国家和本市的有关规定制定。归档类目和编号应按照本机关档案分类的结构与层次设定。

第八条  电子公文一般在办理完毕后即时归档，也可在形成部门保留一段时间后实行批量归档；可以卸载到脱机载体上进行归档，也可通过计算机网络进行归档。

第九条  电子公文形成时由公文处理系统自动产生相关的元数据和背景信息，在拟制、流转等过程中及时进行跟踪、检查和补充，并随同电子公文一并归档。

第十条  按照“无纸化办公”、“有纸化归档”的要求，电子公文形成机关应当将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立逻辑关联；对已经实行电子签名的并具有法律效力的电子公文，需要永久保存的，归档时仍应当附加具有凭证作用的纸质公文。

第十一条  各机关档案部门在接收电子公文时，应对归档电子公文逐件核查其技术状况，确保归档电子公文无病毒、未压缩、未加密并采用符合档案管理要求的存储格式；通过脱机载体进行归档的电子公文，档案部门还应对其载体进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒、未磁化、符合保管期限要求等。

档案部门验收合格后，应当按规定办理电子公文移交手续。

第十二条  归档电子公文以件为单位进行整理，按照本机关档案分类方案进行分类，并拷贝至符合保管期限要求的载体上。

第十三条  归档电子公文参照DA/T 18进行著录，同时按照保证其真实性、完整性和有效性的要求和相关标准与规范，补充电子公文特有的著录项目和其他标识，并将结果制成机读目录和纸质目录。

第十四条  各机关档案部门的档案计算机管理系统，应当纳入本机关电子政务系统，并与电子公文管理系统相衔接，设置足够容量的存储空间，存放归档保存的电子公文，使归档的电子公文能被有效识别，便于管理和利用。有条件的机关应当把公文管理和档案管理整合成统一的文档一体化管理系统。

涉密电子公文载体的保存，应按照不同密级的管理规定，选择安全保密的场所和部位，配备必要的软硬件加密技术。

第十五条  各机关档案部门应会同信息技术部门每年对电子公文的读取设备的更新情况进行一次检查。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行载体转换，原载体保留时间不少于3年，保留期满后按保密要求进行处置。

第十六条  各机关档案部门应在确保载体安全可利用的前提下，定期对归档电子公文进行可识别性检测和转存。对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。对磁性载体上的归档电子公文，每4年转存一次，原载体同时保留时间不少于4年。

第十七条  归档电子公文的利用应严格遵守国家有关规定，防止非法调阅和复制。档案部门应当按权限提供利用归档电子公文。

各机关档案部门提供利用有密级要求的归档电子公文时，应严格遵守国家有关保密的规定，采用联网方式提供利用的，应采取稳妥的身份认定、权限控制和审计跟踪，并安装加密机、防火墙和防电磁泄漏等设备。

第十八条  超过保管期限的归档电子公文的鉴定和销毁，按照纸质档案的有关规定办理。

第十九条  用于存储电子公文的电子介质，必须妥善保管，需要销毁时应集中移交市文件销毁中心按照电子介质销毁管理办法统一销毁。

第二十条  本办法由湛江市档案局负责修订和解释。本办法未尽事宜，参照国家其他有关电子文件的标准和规范执行。

第二十条  本办法自2010年6月1日起施行